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Comment bien choisir son destructeur de papier ?

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Un destructeur de documents ou déchiqueteuse est un équipement indispensable pour assurer la protection des informations confidentielles, notamment avec la réglementation sur la protection des données. Quelle est l’importance de disposer d’un destructeur de documents en entreprise ? Quels sont les critères de choix d’une déchiqueteuse ?

Intérêt d’un destructeur de documents en entreprise

La corbeille à papier n’est pas l’outil le plus efficace pour détruire des documents sur lesquels figurent des données confidentielles : copies de devis, de factures, de courriers administratifs, de fiches de paie, de dossiers clients, etc. Les informations que comportent ces documents ne doivent pas être à la portée d’un tiers. D’ailleurs, la législation exige la destruction de certains types de copies (assurance, dossiers médicaux …).

De plus, avec l’arrivée de la RGPD (Règlement européen Général sur la Protection des Données), on impose aux entreprises de supprimer les données personnelles(clients, prospects, fournisseurs, employés, candidats…) non employées ou enregistrées à l’insu de la personne, qu’elles soient en format papier ou numérique. S’il existe des entreprise qui proposent leurs services pour la destruction de ces fichiers, il est cependant plus économique d’opter pour l’achat d’un destructeur papier.

Niveau de sécurité et nombre d’utilisateurs

Pour bien choisir votre déchiqueteuse, il faut en premier définir le niveau de sécurité de votre équipement. Il s’agit d’un critère important pour obtenir un destructeur de papier adapté à vos besoins. En effet, le niveau de confidentialité de vos documents sera différent selon le domaine d’activité de votre société : comptabilité, justice, médecine, etc. Ce niveau de confidentialité varie de 1 à 7. Avec P-1 comme le niveau pour les fichiers généraux et P-7 pour les documents de sécurité extrême. Le degré de sécurité définit également la nature de coupe (droite ou croisé).

Ensuite, il faudra déterminer le nombre d’utilisateurs de l’outil. Vous devez connaître combien d’acteurs de la compagnie se séviront de la déchiqueteuse au quotidien. Un équipement de 1 à 3 personnes est adapté pour une utilisation personnelle ou pour un petit service. Pour la destruction des documents de grands bureaux, il faudra opter pour un broyeur papier de 4 à 10 personnes. S’il s’agit d’un outil pour des espaces de travail partagés, il sera utilisé de façon permanente. De ce fait, choisissez une déchiqueteuse de plus de 10 personnes. 

Type de documents et capacité

Par ailleurs, pour choisir un destructeur de documents adapté à vos besoins, il faudra définir le type d’éléments à broyer. Il existe en effet des destructeurs de disquettes, de clé USB, de papiers, de disques durs, etc. Certains modèles combinent même plusieurs fonctions. 

Un autre critère non-négligeable pour le choix d’un broyeur papier est la capacité de destruction de l’équipement. Elle détermine le nombre d’éléments que la déchiqueteuse peut détruire de façon simultanée et varie de 1 et 10 feuilles A4 70 g/m² à 91 feuilles A4 70 g/m². En dernier, vous devez considérer le cycle de fonctionnement. Un cycle continu permet un fonctionnement sans temps de récupération contrairement à un cycle minuté.

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